בין אם אתם מתכננים ארוחת צהריים חגיגית ללקוחות הטובים ביותר שלכם, לבני משפחה או לחברים, אירועים קטנים הם שיטה נהדרת המסייעת לכם ליצור קשרים חדשים, לבסס קשרים ישנים, לחגוג ציוני דרך חשובים בחיים כגון חתונות, בריתות, בר או בת מצווה, או סתם להתאסף יחד כדי לחגוג חג או אפילו ללא כל סיבה רשמית.
הרעיון של תכנון אירוע יכול להפחיד אנשים רבים, ולעתים בצדק, כי יש לתת את הדעת על היבטים רבים המהווים את האירוע. אך אל תניחו לפחד לעצור אתכם. שבעת הטיפים הבאים יסייעו לכם לתכנן ולבצע בקלות אירועים קטנים אך מדהימים.
הגדרת מטרה
האם אתם רוצים למשוך לקוחות חדשים, לפרסם את העסק שלכם, להכיר אנשים חדשים, למכור משהו או לחגוג אירוע משפחתי או חברתי?
תחילה הגדירו את מטרת האירוע שלכם ולאחר מכן קבעו את סוג האירוע שישרת את המטרה באופן הטוב ביותר.
הבינו את היקף האירוע
אירועים קטנים מתחילים ונגמרים בשלושה מרכיבים עיקריים: הקייטרינג, אפשרויות הבידור, והסאונד של המוזיקה. תכננו את האירוע שלכם בהתאם להעדפותיכם או להעדפות האורחים שלכם.
אם מעולם לא קיימתם אירוע בעבר, התחילו עם אירוע קטן של מספר משתתפים, באולם אירועים מכובד. אירוע קטן ישיג עבורכם את הניסיון הדרוש לכם לתכנון האירוע הבא שלכם בהיקף גדול יותר.
תזמון הוא הכול
התזמון הנכון חיוני להצלחת אירועים קטנים. חשבו על תאריכי מפתח כגון חגים או אירועים אותם אתם מעוניינים לציין, או בחרו את נושא האירוע שלכם.
חשוב גם לקחת בחשבון כמה זמן המשתתפים צריכים על מנת לתכנן מראש את הגעתם, ולכמה זמן אתם זקוקים כדי להתכונן היטב לאירוע.
חשבו על כל הפרטים הקטנים
קחו נייר ועפרון, פתחו טבלת אקסל או שבו עם אנשים שיכולים לסייע לכם להתכונן נפשית ומעשית לכל שלב באירוע. דמיינו את האירוע קורה, וחשבו על כל הפרטים הקטנים המאפיינים אירועים קטנים, כולל הכיסאות, המפיות, המפות לשולחן ומערכת ההגברה.
חשבו על איזה כוח אדם לו אתם זקוקים במהלך האירוע, חשבו מראש על מה שיכול להשתבש ובעיקר על מי שיכול לשבש לכם את האירוע, וכיצד תתמודדו עם כל התרחישים הבלתי צפויים.
הגדירו תקציב
במהלך תכנון האירוע שלכם, יתכן שתבינו שהעלויות גולשות מעבר לתקציב שתכננתם. זהו הרגע שבו מגיע הזמן לשנות את התכנית או למצוא דרך לגייס את הסכום הנוסף לו אתם זקוקים.
במקרים רבים, תוכלו למצוא נותני חסות לאירועים קטנים, למכור כרטיסים מראש או ליצור שותפות עם עסק משלים עימו ניתן יהיה לחלוק את העלויות.
תכנית שיווק תותחית
תכננו מספיק זמן מראש את האירוע שלכם, כדי שתוכלו לשווק אותו היטב. תכניות שיווק לאירועים קטנים כוללת פרסום בדואר אלקטרוני, בדיוור ישיר, במודעות פרסומת, ברדיו, בהזמנות מודפסות, ברשתות חברתיות, או אפילו בכבלים.
אין כמו פרסום בתקשורת
תקשורת מקומית היא אמצעי שיווק יעיל לפרסום אירועים קטנים. שלחו כתבים מקומיים, בלוגרים, או פרסמו הודעה לעיתונות אודות האירוע הקרוב שלכם. הזמינו אותם כדי שיכסו את האירוע ושלחו להם הודעה לעיתונות לאחר האירוע.
הפרסום יכול לסייע בהפצת האירוע שלכם אפילו לאנשים שאינם יכולים להשתתף בו. אתם תיכנסו לתודעה ואנשים יעמדו בתור כדי להיכנס לאירוע הבא שלכם.
